To Do Liste und Produktivitätssoftware

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Mit der richtigen Strategie effizient lernen und arbeiten

Um effizient und produktiv arbeiten zu können, sind vor allem zwei Dinge wichtig: Aufgabenplanung und Konzentration. Ein bewährtes Mittel zur Planung ist die gute, alte To Do Liste, doch es steckt mehr dahinter als eine Auflistung von (Teil-)Aufgaben. Für mehr Konzentration bei der Arbeit gibt es eine Reihe von Produktivitäts-Tools, die den Fokus erhöhen und die Arbeit effizienter machen. In diesem Beitrag stellt Zeitmanagement-Experte und Lernpsychologe Martin Krengel erprobte Techniken für die perfekte To Do Liste sowie die hilfreichste Produktivitätssoftware vor.

Aufgabenplanung: Top 3 To Do Listen

Die meisten Menschen arbeiten mit To Do Listen, um sich Dinge zu notieren und sich später an die Erledigung zu erinnern. So weit ist das nicht verkehrt. Allerdings gibt es mehr und weniger hilfreiche Listen; es macht einen Unterschied, wie die To Do Liste aussieht. Eine Liste ist besser als keine – eine gewisse Struktur und etwas Farbe wirken aber wahre Wunder. Für die alltäglichen Aufgaben kommen hier meine Top 3 für die perfekte To Do Liste.

1. Pimp deine To Do Liste

Eine optimierte Gestaltung deiner Liste wird deine Produktivität ungleich erhöhen. Hier ein paar Ideen, die du gern für dich selbst anpassen und ergänzen kannst.

  • Dicke rote Kreise: Umkreise komplexe Projekte, um dir selbst immer wieder die Wichtigkeit der Aufgabe vor Augen zu führen. Außerdem zeigt diese Markierung an, dass das Projekt vermutlich länger dauert als ursprünglich kalkuliert.
  • Ausrufezeichen am Rand heben sehr dringende Fristen hervor.
  • Einrahmungen verdeutlichen Aufgaben, die du schon mehrfach verschoben hast – fang endlich damit an.
  • Farben und Symbole oder auch kleine Illustrationen helfen dir dabei, den Überblick zu bewahren. Denk dir aber eine simple Legende aus, damit du dich nicht mit zu komplizierten Markierungen verzettelst.

2. Biorhythmus-Booster

Es ist sinnvoll, die tägliche To Do Liste dem eigenen Biorhythmus anzupassen, also den individuellen Hoch- und Tiefphasen des Tages.

Die Biorhythmus-To Do Liste gliedert sich in 2 Bereiche:

  1. Auf der linken Seite stehen die denkintensiven, hoch priorisierten Projekte. Je weiter oben ein Projekt steht, desto wichtiger ist es; du kennzeichnest die Projekte zusätzlich mit A, B, C …, um die Übersicht zu behalten.
  2. Auf der rechten Seite werden kleinere Jobs notiert, z.B. zu erledigende Anrufe, Mails, Freunde und Freizeit etc. Diese Aufgaben fallen in die Kategorie „Erledigen, wenn gerade Zeit dafür ist“. Auch hier bietet es sich eine optische Teilung an, z.B. nach Aufgabentyp (Telefon, Internet…) oder Ort und Zeit (im Zug, Zuhause…).

Verwendung: In hochproduktiven Phasen des Tages erledigst du die wichtigen Aufgaben auf der linken Seite. Hast du eine Session erledigt, legst du eine aktive Pause ein und widmest dich den leichteren Aufgaben auf der rechten Seite. So kannst du deine Konzentration und Energie optimal einsetzen.

3. Magische Trennwand

Wer kennt die Tendenz, eine schöne Liste mit Tageszielen und Prioritäten zu haben – und sie dann nicht einzuhalten? Dagegen hilft die „magische Trennwand“ und sie funktioniert so:

  1. Lege zu Wochenanfang eine Liste an und halbiere die Liste durch einen fetten Strich. Auf die linke Seite kommen alle Ziele, die in der Woche erreicht werden sollen. Ich nenne diese Ziele „VIP-Ziele“. Auf der rechten Seite sammelst du alle Dinge, die in der nächsten Woche auf dich warten – diese Liste wird im Lauf der Woche anwachsen.

Verwendung: Du ahnst es schon: der dicke Strich heißt „Kein Eingang!“. Er schirmt deine Planung von weniger wichtigen oder dringenden Zielen ab, die eigentlich erst in der nächsten Woche fällig werden. Am besten eignet sich für die magische Trennwand ein Whiteboard, damit du erledigte Aufgaben gleich „wegzaubern“ kannst. Herkömmliches Papier geht natürlich genauso. Wichtig ist, dass die Liste gut sichtbar aufgehängt wird, damit du a) immer wieder daran erinnert wirst und b) eine Kontrollfunktion spürst, da auch andere die Liste sehen können.

Weitere Informationen zur individuellen Tagesplanung geben dir die Artikel zum Eisenhower-Prinzip und der 20/80-Regel (Pareto-Prinzip).

Top Produktivitätssoftware

Als Wissensarbeiter sind wir auf Computer und Internet angewiesen. Dabei werden unsere Arbeitsgeräte aber schnell zu unseren größten Feinden und Produktivitätskillern. Hier sind ein paar digitale Helfer.

Wunderlist: Diese kostenlose App aus Berlin bietet eine intuitive und simpel gehaltene To Do Listen Funktion. Der Standardeintrag erscheint als „abhakbarer“ Eintrag, kann zeitlich befristet oder mit einer Erinnerung versehen werden. Auch Teilaufgaben und Notizen können definiert werden.

Freedom: Dieses Tool deaktiviert schonungslos das Internet für einen definierbaren Zeitraum. Es kostet ca. 8 Euro und ist für Mac erhältlich.

Leech Blocker. Mit diesem Firefox-Addon kannst du – ähnlich wie bei Freedom – bestimmte Webseiten, mit denen du dich öfter ablenkst, auf einen Index setzen, eine Blockzeit definieren (z.B. 9-13 Uhr) und in diesem Zeitraum nicht mehr darauf zugreifen.

Write or Die. Wer es ganz rabiat mag und zum Prokrastinieren neigt, für den ist dieses leicht sadistische Tool etwas. Stell selbst ein, was passiert, wenn bspw. fünf Minuten lang kein Wort geschrieben wurde… Für Risiken und Nebenwirkungen bist du selbst verantwortlich ;-)

Pocket. Ein nützliches Tool für alle, die gern stundenlang auf Spiegel Online oder anderen Blogs umherklicken. Die Browser-Erweiterung fügt einen kleinen Knopf hinzu, der bei Bedarf die aktuelle Seite für das spätere Lesen speichert. In der Pause schaust du einfach in dein Pocket und holst alles nach, was du verpasst hast.

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