Das Pareto Prinzip

Gutes Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist benannt nach seinem Entdecker Vilfredo Frederico Pareto. Er erkannte zu Beginn des 20. Jahrhunderts, dass 80 Prozent des Volksvermögens Italiens auf 20 Prozent der italienischen Familien verteilt sei – eine kleine Anzahl bewerteter Elemente kann viel zum Gesamtwert der Menge beitragen, der überwiegende Teil der bewerteten Elemente trägt nur wenig zum Gesamtwert bei. Diese 80/20-Regel wurde in der Folge auf verschiedene Lebensbereiche übertragen, unter anderem auch auf das Arbeits- und Zeitmanagement und ist dort unter den Begriffen Pareto-Prinzip, Pareto-Formel, 80/20-Regel oder 80/20-Prinzip bekannt.

Das Pareto-Prinzip in Zeit- und Arbeitsplanung

In der Zeit- und Arbeitsplanung kann man es im Großen und Ganzen auf die Faustregel runterbrechen, dass man 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt und dass für die übrigen 20 Prozent der Arbeit meist 80 Prozent der Zeit benötigt wird. Das Pareto-Prinzip soll im Zeitmanagement die Zeit-/Leistungsrelation verbessern. Ob das Zahlenverhältnis 80/20 genau stimmt, ist dabei eher nebensächlich. Wichtig ist, dass man Prioritäten setzen sollte und dadurch in kurzer Zeit einen großen Teil der Arbeit erledigen kann. Und dann abzuwägen, ob jener geringe Teil, der aber einen großen Zeitaufwand benötigt, wichtig genug ist, um ihn zu bewerkstelligen oder ob man vom Perfektionismus absehen kann. Oftmals machen eben gerade jene 20 Prozent, die am zeitaufwändigsten sind, den entscheidenden Unterschied aus. Wenn man es sich aber leisten kann, Energie zu sparen, ist es am effektivsten diesen Teil einzusparen.

Unter Zeitdruck Prioritäten setzen

Es kann zum Beispiel sein, dass man unter Zeitdruck steht, weil das nächste Projekt wartet, dann sollte man lernen Prioritäten zu setzen, um in möglichst kurzer Zeit ein möglichst gutes Ergebnis zu erzielen. In Fällen, in denen etwas vor allem abgearbeitet werden soll, kann man im Zweifel auf die Details verzichten.

Dies kann auch von Bedeutung sein, wenn man mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen hat. Dann ist es wichtig innerhalb der Aufgaben Prioritäten zu setzen, um möglichst viel in der kurzen Zeit zu schaffen, also erst einmal alle Aufgaben auf den 80 Prozent-Stand zu bringen. Wenn man dann noch die Zeit und Muße hat, kann man sich um die Kleinigkeiten kümmern. Bei einer Präsentation kann das zum Beispiel bedeuten, dass man sich zunächst nur um den Inhalt der Folien kümmert. Formatierungen mit Animationen, Musik und ähnlichem können zwar eine schöne Abrundung darstellen, sollten aber an das Ende der Prioritätenliste gesetzt werden, da man sie zur Not auch weglassen kann.

Abwägen und delegieren

Jene 20 Prozent einer Aufgabe, die Details darstellen, sind gleichzeitig diejenigen, die man oft delegieren kann. Hat man die Präsentation inhaltlich festgemacht, könnte man zum Beispiel einen Praktikanten die Formatierung machen lassen. Gerade Perfektionisten fällt es schwer, Arbeiten abzugeben oder eine Aufgabe unvollendet zu sehen. Man sollte jedoch bedenken, dass es bei den meisten Aufgaben auf das Wesentliche ankommt und Perfektionismus nur in seltenen Fällen wirklich ausschlaggebend ist und gebührend gewürdigt wird. Steht man einer großen Anzahl verschiedenster Aufgaben gegenüber, sind die wichtigsten Fähigkeiten, die man braucht, eine metakognitive Einschätzung dessen, was man selbst in den verschiedenen Aufgabenbereichen leisten kann, und eine eindeutige Zielformulierung.

Konkretes Vorgehen

Man sollte sich seiner konkreten Stärken und Schwächen bewusst sein. Nur wer diese kennt, kann auch die Erfolgsindikatoren bestimmen, mit denen man bei 20-prozentigem Einsatz 80 Prozent des Erfolgs erzielen kann. Identifizieren zu können, welche Aufgabenbereiche welchen Stellenwert einnehmen, ist dabei besonders wichtig. Unter zehn Aufgaben die acht unwichtigeren zu lösen, ist nicht der Sinn des Pareto-Prinzips. Stattdessen sollte man natürlich bestimmen können, welche beiden Aufgaben man im Zweifelsfall am ehesten weglassen kann. Dazu erstellt man dann eine Reihenfolge der Aufgaben, nach der man vorgehen will. Hat man an einem Tag das Gefühl, nicht weiterzukommen, weil man sich bei den ganzen Aufgaben gar nicht auf die einzelne Aufgabe konzentrieren kann, kann man eine To-Do-Liste erstellen und den einzelnen Unterpunkten Dringlichkeitsstufen geben. Anschließend arbeitet man die Punkte dann nach Dringlichkeit ab und schätzt ab, wie viel Zeit man dafür gebraucht hat und wie groß der prozentuale Anteil an der Gesamtaufgabe ist. Einen Haken hinter die einzelne Aufgabe zu machen und die Prozentzahlen steigen zu sehen, motiviert für die noch folgenden Aufgaben!

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