Eisenhower-Prinzip

Optimal priorisieren

Der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower war, wie man sich denken kann, ein recht gestresster Mensch, der immer viel zu tun hatte. Um den Überblick zu behalten, entwickelte er eine Methode für sich, die heute in Zeitmanagement-Seminaren als das Eisenhower-Prinzip vermittelt wird. Zeitmanagement stellt in Zeiten von hohem Termindruck, Eigenverantwortung und komplexen Abläufen eine sehr wichtige Variable dar. Landet das wichtige Formular nicht rechtzeitig in der Post, kann am nächsten Tag an der anderen Stelle nicht weitergearbeitet werden. Wenn sich auf dem Schreibtisch Aufträge stapeln, dann muss man eine Möglichkeit finden, Prioritäten zu setzen und diese Stapel sinnvoll abzuarbeiten. Eine dieser Möglichkeiten stellt das Eisenhower-Prinzip dar.

Einteilung in vier Kategorien

Nach der Methode Eisenhowers teilt man die Aufgaben, die anstehen in vier Kategorien ein: dringend und wichtig ist die erste Kategorie, dringend, aber unwichtig die zweite, nicht dringend, aber wichtig die dritte und nicht dringend und unwichtig die vierte. Die Bedeutung dieser vier Kategorien ist selbsterklärend. Wichtig ist, dass man sich für die Einteilung der Aufgaben auf die vier Stapel Zeit nimmt und sorgfältig arbeitet. Das ist nämlich die Zeit, die man später einspart, wenn man nicht noch mal alles durcharbeiten oder selbst erledigen muss.

Dringend und wichtig – Erledigen

Der Dringend-und-wichtig-Stapel hat natürlich oberste Priorität. Diesen Stapel sollte man selbst und zeitnah abarbeiten. Am Besten ordnet man den Stapel selbst auch noch einmal nach dem Kriterium der Dringlichkeit und dann arbeitet man ihn Punkt für Punkt ab.

Dringend, aber unwichtig – Delegieren

Aufgaben, die dringend aber unwichtig sind, brauchen einen Entscheidungsträger. Der muss man aber nicht unbedingt selbst sein. Schließlich sollte man sich nicht mit unwichtigen Aufgaben herumschlagen müssen. Sofern man also in leitender Position ist, gibt man diesen Stapel am besten weiter. Diejenige Person, an die man die Aufgabe delegiert, sollte dann die nötigen Kompetenzen haben, um die unwichtigen Aufgaben entweder zu verwerfen oder zu erledigen. In der Einarbeitungsphase sollte man diese Grenze diskutieren.

Nicht dringend, aber wichtig – Später erledigen

Die Aufgaben, die nicht dringend, aber wichtig sind, dürfen nicht übersehen werden. Diese Aufgaben gehören in den Zeitplan. Diese werden hinter den ersten Stapel eingeordnet und dürfen keines Falls vergessen werden, auch wenn immer neue dringende und wichtige Aufgaben eintrudeln. Auch bei den nicht dringenden Aufgaben muss man die Fristen im Auge behalten, falls welche vorhanden sind. Am besten man notiert sich das Eingangsdatum und achtet darauf, dass auch diese Aufgaben relativ zeitnah erledigt werden.

Nicht dringend und unwichtig

Anfragen, die nicht dringend und unwichtig sind, werden in aller Regel wenig Relevanz haben. Meistens können sie in den Papierkorb oder man legt sie zuallerunterst in die Ablage, falls man eines Tages einmal zu viel Zeit haben sollte.

Konkrete Anwendung der Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode kann man im Job anwenden, aber eigentlich auch im normalen Alltag. Entweder hat man seine Aufgaben ohnehin in Papierform da und sortiert sie gleich auf die verschiedenen Stapel, oder man macht vier Listen, auf denen die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit notiert sind.
Ein Kritikpunkt, dem sich die Eisenhower-Methode in letzter Zeit häufiger ausgeliefert sieht, ist die primäre Einteilung nach Dringlichkeit. Die wichtigsten Aufgaben sind oftmals nicht dringend, werden nach dem Eisenhower-Prinzip aber nach hinten verschoben. Bei vielen Unternehmern herrscht jedoch die Auffassung, dass die Einteilung nach Wichtigkeit oberste Priorität haben sollte. Zudem stellt sich bei denjenigen Angestellten, die keine Leute haben, an die sie Aufgaben delegieren können, eine Konkurrenzsituation zwischen den Stapeln 2 und 3 ein. Sollen erst dringende, aber weniger wichtige oder wichtige, aber weniger dringende Aufgaben erledigt werden? Die Eisenhower-Methode eignet sich also besser für diejenigen in leitender Position, aber es kann ja nicht jeder US-Präsident werden.

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