Getting Things Done

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Zeitmanagement mit der GTD-Methode

Manchmal ist der Kopf so richtig überfüllt. Und das nicht nur bei der Arbeit, sondern eben auch mit privatem Kram. Fünf Dinge kann man noch behalten, aber wenn man dann während man die Aufträge erledigt, noch eine E-Mail mit zwei weiteren Anfragen erhält, dann kann es schon mal knapp werden. Während man die aktuellsten Aufträge bearbeitet, kommt man mit den vorherigen durcheinander. Die meiste Zeit denkt man dann darüber nach und versucht, sich zu vergegenwärtigen, was noch ansteht und kann sich deshalb weniger gut auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Am Ende fühlt man sich überlastet.

Abhilfe schaffen soll die GTD-Methode Getting Things Done, eine Zeitmanagement-Methode von David Allen. Allen, ein amerikanischer Management-Berater geht davon aus, dass die größte Belastung für das Gehirn ist, dass man sich die Dinge, die man zu erledigen hat, immer und immer wieder in Erinnerung ruft. Dadurch entsteht ein Gefühl von Überlastung und einem „vollen Kopf“. GTD soll dazu beitragen, dass man sich von den stressigen Denkschleifen befreit und trotzdem alle Aufgaben erledigt bekommt.

Drei Grundprinzipien des Selbstmanagements

Um sich von den wiederkehrenden Gedanken zu befreien, schlägt Allen drei Grundprinzipien vor, durch die man sich selbst managen kann:

  • Die lückenlose Erfassung all dessen, was im Kopf herumschwirrt und aller anstehender Aufgaben
  • ​Eine klare Ausrichtung auf das Ziel oder Ergebnis
  • Eine Festlegung der Einzelschritte, um etappenweise zum Ziel zu kommen.

Das lückenlose Notieren

Bei GTD spielt das Aufschreiben die entscheidende Rolle. Wichtig ist, dass man wirklich alles notieren, was Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt. Der Kopf kann sich erst nach und nach umstellen und darauf vertrauen, dass man die anstehenden Aufgaben notiert hat. Dazu sollte man konsequent mit dieser Aufgabe umgehen. Wenn man selbst nicht davon überzeugt ist, dass man seine Aufgaben zuverlässig aufgeschrieben hat, wird man sich auch nicht auf seine Listen verlassen und den Kopf nicht entlasten! Es wird eine Phase der Umgewöhnung geben, in der man teilweise Überschneidungen zwischen dem, was einem durch den Kopf geht und dem, was man aufgeschrieben hat, sehen wird. Im Lauf der Zeit wird man sich immer mehr auf seine Notizen verlassen und die Denkschleifen werden aufhören.

Die Ausrichtung aufs Ergebnis

Man sollte beim Notieren seiner Aufgaben und Gedanken für sich auch das Ziel beziehungsweise Ergebnis dessen bestimmen. Auf diese Weise kann man für sich feststellen, welche Absichten, Visionen man verfolgt, welche Dinge besonders wichtig sind, welche Projekte und Aktivitäten man anschließend noch einmal im Rückblick betrachten sollte. Wichtig: Es geht bei GTD nicht darum,
eine einfache Rangliste seiner Aufgaben zu erstellen, sondern sich der anstehenden Aufgaben und seiner ganz persönlichen Ziele bezogen auf diese Aufgaben bewusst zu werden. Während man diese verschriftlicht hält man sie für sich außerhalb seines Kopfes fest und kann seine Notizen jederzeit als gedankliche Stütze heranziehen.

Die Etappen zum Ziel

Unter dem Blickwinkel des Ergebnisses sollte es einem für die einzelnen Aufgaben gar nicht schwer fallen, Etappen festzulegen, mit Hilfe derer man ans Ziel gelangt. Wenn man die Teilschritte einer einzelnen Aufgabe kennen, dann kommt einem diese schnell nicht mehr so groß und kaum zu bewältigen vor. Schafft man sich Zwischenziele, wird einen deren Erreichen weiter motivieren.

Ziel der Getting Things Done-Methode ist tatsächlich, dass man 100 Prozent der Anforderungen, die einem im Kopf herumschwirren und blockieren oder von der Arbeit abhalten, veräußerlicht. Ziel ist es, sich wiederholende Gedankengänge zu stoppen und dadurch die Möglichkeit fokussiert zu arbeiten, zurückzugewinnen.

Viele haben die Angst, dass sie von nun an den ganzen Tag damit verbringen werden, Dinge nur aufzuschreiben und tatsächlich wird dieser Arbeitsschritt zu Beginn relativ viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch im Lauf der Zeit wird man durch den Erfahrungsgewinn merken, wie man seine Gedanken verschriftlicht, damit es effektiv bleibt.

Anfallendes Zeug

“Stuff“ nennt Allen das anfallende Zeug, das einem beständig im Kopf herumschwirrt. Ziel seiner Zeitmanagement-Methode ist es, dieses anfallende Zeug durch Steuerung des Handelns umzuwandeln. Anfallendes Zeug umfasst lose Enden und Unerledigtes. Dieses soll durch das Aufschreiben horizontal geordnet werden, indem man Zusammenhänge zwischen den losen Enden und unerledigten Aufgaben herstellt. Aber auch vertikal, indem man sich auf den Ablauf und die Teilziele der einzelnen Aufgaben in sich konzentriert.

Indem man Bezüge zwischen seinen Gedanken, die einem lose durch den Kopf schwirren, herstellt, gewinnen die Gedanken eine Struktur, die Aufgaben erscheinen in dieser kompakten Form weniger. Von der Struktur her ist es sinnvoll, sich das Projekt oder die Aufgabe, die einem durch den Kopf geht, zu notieren. Anschließend einen Satz dazu, wie man sich das Ergebnis oder Ziel vorstellt und schließlich den ersten Handlungsschritt, um diesem Ziel näher zu kommen.

Das Fünf-Stufen-Modell zur Steuerung von Arbeitsabläufen

Das Getting Things Done-Konzept ist deutlich komplexer, dafür aber auch allumfassender als viele andere Zeitmanagement-Methoden. GTD funktioniert sehr individuell und daher gibt es auch für jeden Interessenten in der Übergangszeit eine Testphase, in der man in sich hineinhören sollte, um herauszufinden, ob diese Methode das Richtige ist. Um GTD konkret durchzuführen, stellt das Fünf-Stufen-Modell zur Steuerung der Arbeitsabläufe (Workingflow) einen sinnvollen Leitfaden dar.

Stufe 1: Erfassen

Wie bereits oben beschrieben, ist es wichtig, die anstehenden Aufgaben zu erfassen, da man sich ja andernfalls trotzdem wieder die ganze Zeit fragt, ob man an alles gedacht hat. Die Erfassung der anfallenden Dinge – je nach dem für welchen Zeitraum man sie anstellt – kann schon einmal eine bis sechs Stunden dauern. Diese Aufgaben landen sozusagen im Eingang, wo sie dann bearbeitet werden sollen. Man legt die Papiere also mit Datum versehen in einer großen Eingangsbox ab. Am besten sortiert man hier auch gleich alles, was unwichtig ist für den Papierkorb aus. Man schließt das Zusammentragen ab und achtet darauf, dass man zwischendurch nicht doch schon mit der Bearbeitung beginnt. Das kann manchmal verlockend sein, bringt aber nur alles durcheinander. Hat man alle Aufgaben aufgeschrieben, kommen die mentalen Zustände dazu. Man notiert alle Ideen und Gedanken, die einem durchs Bewusstsein geistern, auch wenn sie privater Natur sind. Sich dieser Gedankengänge, die einen beeinflussen bewusst zu werden, ist eine Art „Großreinemachen“ im Kopf. Wenn die Gedanken nicht fließen, kann man es vorher mit Entspannung versuchen, am Besten zu etwas Musik. Dann notiert man jeden einzelnen Gedanken auf einem extra Zettel. Wenn man Dinge für besonders dringend hält, legt man sie trotzdem mit in den Korb. Wenn es einen beruhigt kann man aber auch einen extra Stapel für dringende Aufgaben eröffnen. Die erste Stufe endet anschließend normalerweise mit einem ganz schön überfüllten Eingangskorb. Jetzt bloß nicht verzweifeln!

Stufe 2: Durcharbeiten

Wenn man den Arbeitskorb nun durcharbeitet, kann man die anstehenden Aufträge in die Kategorien “Wenn in der Sache nichts zu tun ist“ und “Wenn in der Sache etwas zu tun ist“ einteilen. In ersterer Kategorie muss man untersuchen, weshalb nichts zu tun ist. Sind die Dinge nicht zu ändern, bzw. unwichtig, sortiert man sie aus. Ist nur im Moment nichts zu tun, benötigen die Dinge noch Entwicklung oder sollte man die Ideen noch reifen lassen, kommen sie in den Stapel für „Später/Vielleicht“. Schließlich gibt es noch die Dinge, an denen man selbst zwar nichts ändern kann, die aber als Referenzmaterial für Dinge, an denen man etwas tun kann gelten können. Diese sollte man dann an die jeweiligen zugehörigen Blätter anheften und aufheben.

In der zweiten Kategorie der Sachen, in denen etwas zu tun ist, sollte man sich zunächst einen Überblick verschaffen. Bei Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, tritt die Zwei-Minuten-Regel in Kraft. Diese besagt, dass man alles, was schnell geht, sofort erledigt. Andernfalls nimmt es nur noch weitere Energie ein und scheint den Stapel der zu erledigenden Dinge nur zu belasten. Der Stapel schrumpft schnell, wenn man erstmal konsequent alles erledigen, was weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt.

Eine zweite Gruppe der zu erledigenden Aufgaben wird sich dafür eignen, sie zu delegieren. Dazu muss man lernen zu unterscheiden, welche Aufgaben man selbst erledigen sollte und welche man an einen Mitarbeiter oder Praktikanten abgegeben kann.

Schließlich gibt es noch eine Anzahl an Aufgaben, die man getrost aufschieben kann. Diese wandern also zurück in den Eingangskorb.

Schritt 3: Ordnen

Nachdem man also diese drei Kategorien aussortiert hat, sollten nur noch jene Aufgaben, die Sie zeitnah erledigen müssen, die aber länger als 2 Minuten dauern, vor einem liegen. Dazu sollte man jeweils die Aufgabe, das Ziel und den ersten Schritt zur Bearbeitung notiert haben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist nun nach der Getting Things Done Methode das Ordnen mit Hilfe von Listen. Man sollte hierbei seine persönliche Form finden. Ziel der Listen ist es, Dinge wenn man Sie benötigt, direkt griffbereit zu haben. Es gibt dabei ganz verschiedene Systeme – der klassische Aktenordner, die von Hand geschriebene Liste, die Computer-Tabelle, ein Stapelsystem mit den Formularen.

Nach der GTD-Methode gibt es ein Grundprinzip zur Einteilung der zu erledigenden Dinge, das man als Inspiration nutzen kann: Zunächst eine Projektliste, die einen Überblick über alle Aufgaben gibt. Dann Hilfsmaterial für die Projekte, also jenes Begleitmaterial oder referenzielle Material, das man bisher im Hinterkopf hatte. Von Terminen abhängige Aktionen und Informationen beinhalten Material, das man zu bestimmten Zeitfristen erledigen sollte, bzw. für das man noch auf eingehende Informationen zu bestimmten Terminen warten. Unter „Listen der nächsten Schritte“ findet man die eigens erarbeiteten Vorhaben zur schrittweisen Lösung seiner Aufgaben. In der Liste „Warten auf“ sind Aufgaben, die man noch verschiebt, da man noch auf Informationen wartet. Unter „Allgemeine Unterlagen/Referenzmaterial findet man die Dinge, an denen man nichts tun will, die aber dem Hintergrund anderer Aufgaben dienen. Die Liste „Vielleicht/Irgendwann“ umfasst alle verschobenen Aufgaben, die noch Zeit brauchen.

Stufe 4: Überprüfen

Diese Stufe erklärt sich von selbst. Wenn man die Muße hat, geht man sein Ordnungssystem noch einmal durch und prüft, ob man alle Aufgaben richtig zugeordnet hat. Man sollte auch täglich darauf achten, ob man alle Termine im Terminkalender berücksichtigt hat und sich einen Überblick über die anstehende Woche verschaffen. Anschließend kann man seine Aufgaben in Angriff nehmen!

Stufe 5: Tun

Alle Aufgaben, die unter zwei Minuten dauern, hat man bereits erledigt. Nun kommen jene Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Entscheidung darüber, welche Aufgaben zu erledigen sind, trifft man auf der Basis von Kontext, verfügbarer Zeit, Kräfte und Priorität. Berufliche Aufgaben gehören ins Büro und private Überlegungen nach Hause. Wenn man viel Zeit hat, sollte man mit umfangreichen Aufgaben beginnen, und sich bei der Wahl der Aufgaben seine Kräfte einteilen. Dringende Aufgaben sollten zuerst erledigt werden.

Dabei sollte man einen Überblick über das Drei-Stufen-Modell zur Bewertung der täglichen Arbeit behalten – Unterschieden wird dabei zwischen vorbestimmten Arbeiten, gerade anfallenden und selbstbestimmten Arbeiten. Arbeiten, die von einem Termin mit dem Kunden abhängen, sind oft denen, die man sich selbst und längerfristig gestellt hat, vorzuziehen. Gleichzeitig sollten Aufgaben, die akut hereinflattern, einen nicht sofort von der Aufgabe, an der man gerade sitzt, abhalten. Generell gilt: Eine Aufgabe nach der anderen abschließen! Es hat wenig Sinn, zwischen den Dingen hin und her zu springen und dabei zu keinem Ende und zu keiner Konzentration zu gelangen.

Um den Überblick über das eigene Handeln zu behalten, trennt man zwischen verschiedenen Einflüssen: Aktuelles Handeln, Laufende Projekte, Verantwortungsbereiche, Ziele für ein oder zwei Jahre, Ausblick auf drei bis fünf Jahre und Leben allgemein. In das aktuelle Handeln sollten Drei-bis-Fünf-Jahrespläne nicht negativ hineinspielen. Wenn man diese unter einem Register abheftet, muss man sich während der Erledigung der akuten Aufgaben keine Gedanken darüber machen. Längerfristige Ziele werden verschriftlicht und betrachtet, wenn man sich Zeit dafür nimmt, anstatt sich in Gedanken immer wieder damit zu befassen und damit von laufenden Projekten abzuhalten. Man muss am Dienstagmorgen im Büro nicht sein weiteres Leben planen! Dafür nimmt man sich lieber einmal am Wochenende ein paar Stunden Zeit und geht seine Vorhaben in Ruhe durch. Eine Ordnung im System, so ist Allens Grundsatz in der Getting Things Done-Methode, wird auch im Kopf mehr Ordnung und Freiheit bewirken.

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