Personal Assistant & Team-/Projektkoordination (m/w/d)

Du bist stark in Organisation, denkst mit, behältst auch in stressigen Phasen den Überblick und hast Lust, in einem kreativen Content-Umfeld eng mitzuarbeiten? Dann könnte das gut zu uns passen.

Wir sind die 3am Studio GmbH und produzieren mit Doktor Light familienfreundliche YouTube-Inhalte für Kinder. Hinter den Videos steckt im Alltag deutlich mehr als nur der Dreh selbst: Planung, Koordination, Besorgungen, Abstimmungen, Bewerbungsprozesse, Tagesstruktur, Freelancer-Kommunikation und viele kleine und große Aufgaben, die dafür sorgen, dass alles läuft.

Für genau diesen Bereich suchen wir eine zuverlässige Vollzeit-Unterstützung, die eng mit uns zusammenarbeitet, Verantwortung übernimmt und im Alltag mitdenkt, organisiert und Dinge ins Rollen bringt.

Deine Aufgaben

1. Enge Unterstützung im Tagesgeschäft und bei der laufenden Organisation rund um unsere Content-Produktionen
2. Koordination von To-dos, Abläufen und Prioritäten im Arbeitsalltag
3. Unterstützung bei der Tagesplanung und beim Strukturieren von Aufgaben
4. Organisation und Begleitung von Bewerbungsprozessen, inklusive Veröffentlichen von Stellenausschreibungen und Verwaltung eingehender Bewerbungen
5. Koordination und Abstimmung mit Freelancern und externen Unterstützern
6. Besorgungen, Einkäufe und organisatorische Erledigungen im Rahmen laufender Produktionen
7. Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Drehs und Projekten
8. Mitdenken, Priorisieren und pragmatisches Lösen von Alltagsaufgaben dort, wo gerade Unterstützung gebraucht wird
9. Abstimmung mit bestehenden externen Ansprechpartnern in organisatorischen Themen
10. Je nach Interesse und Eignung auch Übernahme einzelner angrenzender Aufgaben, z. B. im Bereich Content-Organisation oder kleiner kreativer Support-Themen

Das solltest Du mitbringen

1. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, verlässliche Arbeitsweise
2. Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
3. Freude daran, eng im Tagesgeschäft mitzuarbeiten und Dinge wirklich voranzubringen
4. Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mitzudenken, Prioritäten zu setzen und auch spontan umzuschalten
5. Stressresistenz und ein pragmatischer, lösungsorientierter Umgang mit wechselnden Anforderungen
6. Sicherer Umgang mit den gängigen digitalen Tools im Arbeitsalltag, insbesondere Google Drive, Google Sheets, E-Mail und cloudbasierten Workflows
7. Führerschein als Voraussetzung
8. Interesse an digitalen Medien und Offenheit für ein kreatives, nicht ganz klassisches Arbeitsumfeld

Das ist ein Plus

1. Erfahrung in Assistenz, Koordination, Office-/Operations-Bereichen oder im organisatorischen Support eines kleinen Teams
2. Verständnis für Produktionsabläufe, Content-Projekte oder Social-Media-Workflows
3. Kreatives Mitdenken und Bereitschaft, auch angrenzende Themen flexibel mit aufzufangen

Das erwartet Dich

1. Eine enge, verantwortungsvolle Rolle mit viel Einblick in den Alltag eines kreativen Content-Business
2. Direkte Zusammenarbeit und kurze Abstimmungswege
3. Viel Abwechslung statt starrer Routine
4. Ein kleines Team, in dem Mitdenken und Eigenverantwortung wirklich zählen
5. Ein Arbeitsalltag, in dem Organisation, Tempo und pragmatische Lösungen wichtig sind
6. Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und spürbar zu entlasten

Rahmenbedingungen

1. Vollzeitstelle
2. Start ab sofort
3. Arbeit vor Ort in Stuttgart

Bewerbung

Wenn Du organisiert bist, mitdenkst, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, in einem dynamischen kreativen Umfeld eng mitzuarbeiten, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Kontakt:

Tim Krauß

[email protected]