Mitarbeiter (m/w/d) Sekretariat in Teilzeit

Wir suchen für unseren Kunden in Oberpfaffenhofen, eine weltweit renommierte und international agierende Großforschungseinrichtung im Bereich der Luft- und Raumfahrt, eine*n strukturierte*n und kommunikationsstarke*n Mitarbeiter*in für das SpaceOps-Sekretariat im Rahmen eines Projekteinsatzes. Die Position ist vorerst auf 2 Jahre befristet und in Teilzeit (50 %) zu besetzen.


Deine Aufgaben

• Du übernimmst die organisatorische und administrative Unterstützung der Gremien und koordinierst deren Sitzungen
• Die Vorbereitung von Tagesordnungen in Abstimmung mit den Chairs sowie die Erstellung, Verteilung und Archivierung von Sitzungsunterlagen gehören zu deinem Kernbereich
• Du führst Protokoll und übernimmst die verlässliche Nachverfolgung von Beschlüssen sowie offenen Action Items
• Die Organisation und Moderation von hybriden bzw. virtuellen Besprechungen liegt in deiner Hand; zudem nimmst du persönlich an Meetings vor Ort teil (vereinzelte Dienstreisen möglich)
• Du bist die zentrale Schnittstelle für die Kommunikation zwischen dem ExCom, den Working Groups, den Mitgliedsorganisationen sowie den Gastgeber*innen zukünftiger Konferenzen
• Du unterstützt außerdem aktiv bei der Planung und Durchführung einer großen und bedeutenden Konferenz im Mai 2027 sowie bei der Organisation von Workshops und Industry Days
• Die Pflege der Website, der internen Kommunikationsplattformen sowie das Einholen von Beiträgen für den Newsletter (inkl. Erstellung und Versand) runden dein Aufgabengebiet ab

Dein Profil

• Du bringst fundierte Erfahrung in der Sekretariatsführung, der gehobenen Teamassistenz oder im internationalen Projektmanagement mit
• Ein internationales Umfeld ist für dich gewohntes Terrain und du besitzt die Fähigkeit, absolut selbstständig, strukturiert und vorausschauend zu arbeiten
• Deine Englischkenntnisse sind exzellent (Level C in Wort und Schrift), zudem beherrschst du die deutsche Sprache absolut verhandlungssicher
• Du bist ein echtes Organisationstalent, denkst proaktiv mit und behältst auch bei der Überwachung von Fristen (z. B. Wahlen, Nominierungen, Berichte) stets den Überblick
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie modernen, digitalen Kommunikationstools ist für dich selbstverständlich
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und ein professionelles, diplomatisches Auftreten im Umgang mit internationalen Entscheidungsträger*innen zeichnen dich aus

Was du erwarten darfst

• Maximale Flexibilität für deine Work-Life-Balance durch bis zu 50 % Homeoffice-Anteil (nach vorheriger Absprache im Team)
• Ein absolut einzigartiges, hochspannendes Arbeitsumfeld in der internationalen Spitzenforschung
• Eine langfristig planbare Perspektive mit einer Projektlaufzeit von vorerst 2 Jahren