Teamassistenz (m/w/d) Officemanagement

Für unseren Partner suchen wir dich als Teamassistent*in Officemanagement am Standort Köln. Unser Kunde ist der zweitgrößte Lebensmitteleinzelhändler in Deutschland und Sponsor des 1. FC Köln :)

Die Stelle ist zunächst auf 12-18 Monate befristet. Eine Möglichkeit auf Übernahme ist gegeben.
Deine Aufgaben

• Du fungierst als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte sowie externe Kontakte und koordinierst sämtliche Belange souverän
• Die kaufmännische Abwicklung liegt in deinen Händen, inklusive Rechnungsprüfung, Reisekostenabrechnung sowie der Buchung von Bestellungen und Wareneingängen in SAP Web
• Du verantwortest das Sitzungsmanagement, bereitest Meetings sowie Workshops vor und erstellst professionelle Präsentationen, Protokolle und Reportings
• Im Projektmanagement unterstützt du aktiv durch die Erstellung von Agenden und To-do-Listen sowie die Arbeit mit modernen Tools wie Miroboard
• Du begleitest wichtige Personalthemen, wie das On- und Offboarding von Mitarbeitenden, die Urlaubsplanung sowie die Verwaltung von Hard- und Softwarelizenzen
• Die Organisation von Teamevents, Offsites und Schulungen gehört ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie die Verwaltung von Verträgen via DocuSign
• Du übernimmst die kontinuierliche Führung und Prüfung von Inventurlisten und erarbeitest eigenverantwortlich Ansätze zur Prozessoptimierung
• Mit deiner proaktiven Art begleitest du übergreifende Formate und entwickelst diese optional weiter

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mindestens 3–5 Jahre fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld oder der Assistenz
• Eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie grundlegende buchhalterische Kenntnisse oder eine Affinität zum Controlling zeichnen dich aus
• Du arbeitest hochgradig organisiert, strukturiert sowie lösungsorientiert und überzeugst durch deine Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und der Wille, Verantwortung zu übernehmen sowie Themen eigenständig voranzutreiben, sind für dich selbstverständlich
• Du bringst eine hohe IT-Affinität und einen sicheren Umgang mit MS Office mit – idealerweise hast du bereits Erfahrung mit SAP und MS Power BI gesammelt
• Deine Kommunikation ist sicher, offen und adressatengerecht, wobei du stets Teamfähigkeit und ein professionelles Auftreten beweist
• Du besitzt eine schnelle Auffassungsgabe, ein agiles Mindset und ein hohes Serviceverständnis – zudem bist du bereit, regelmäßig vor Ort Präsenz zu zeigen
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch runden dein Profil ab

Was du erwarten darfst

• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten
• Die Chance, aktiv an der Verbesserung von Prozessen und Systemen mitzuwirken
• Ein motiviertes und unterstützendes Team, das deine Ideen schätzt
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Homeoffice
• Eine Vollzeitstelle mit 38,5 Stunden / Woche