Studentische Hilfskraft (m/w/d) – Programmunterstützung Specialty Exchanges

STELLENAUSSCHREIBUNG

Studentische Hilfskraft (m/w/d), Specialty Exchanges | Cultural Vistas Europe

FIRMA: Cultural Vistas gGmbH

ABTEILUNG: Short-Term Exchange Programs

JOBTITEL: Studentische Hilfskraft (m/w/d) – Programmunterstützung

DATEN: Einstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Vorerst befristet bis: 31.12.2026. Eine Verlängerung wird angestrebt und ist von der Bewilligung weiterer Mittel und einer erfolgreichen Zusammenarbeit abhängig.

ÜBER UNS: Cultural Vistas ist eine gemeinnützige Austauschorganisation, die die internationale Verständigung und die globale Zusammenarbeit von Menschen und Institutionen fördert. Die Organisation wurde im Jahr 1963 gegründet. Unsere europäische Niederlassung in Berlin bietet eine große Auswahl an Programmen in Europa und den Vereinigten Staaten, wie Austauschprogramme, individuell zugeschnittene Praktika im Ausland und Studienreisen zu global relevanten Themen.

Unsere Mutterorganisation, Cultural Vistas Inc., ist eine als 501(c)(3) anerkannte Non-Profit-Organisation mit Hauptsitz in Washington, DC.

Jedes Jahr unterstützen wir weltweit rund 6.000 Teilnehmende dabei, internationale Erfahrungen in ihren jeweiligen Berufsfeldern zu sammeln – durch berufsbezogene interkulturelle Austauschprogramme und Angebote zur beruflichen Weiterentwicklung. Diese stärken sowohl Einzelpersonen als auch Institutionen darin, kritisches Denken zu fördern, die Wertschätzung von Vielfalt zu erweitern, kollaborative Netzwerke aufzubauen und Herausforderungen mit einer inklusiven Haltung zu begegnen.

Unsere Programme fördern neugierige, interkulturell kompetente und engagierte Führungspersönlichkeiten, die in der Lage sind, sich in einer komplexen und sich stetig wandelnden Welt sicher zu bewegen. Erfahre mehr unter: www.culturalvistas.eu.

VORTEILE:

Wir bieten dir:

1. einen modernen Arbeitsplatz am Brandenburger Tor, im Herzen Berlins mit flexibler Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office
2. aufgeschlossene Kolleg:innen und ein international geprägtes Team
3. Zugang zur Online-Plattform für berufliche Weiterbildung
4. Du leistest einen wichtigen Beitragzu einer Organisation, die gemein-nützige Zwecke verfolgt und internationale Zusammenarbeit fördert

VERGÜTUNG: 1.300 € Monatsbruttolohn bei 20 Stunden / Woche

ERFORDERLICHE SPRACHEN:

Englisch – fließend in Wort und Schrift

Deutsch – fließend in Wort und Schrift

Ukrainisch – fließend in Wort und Schrift wünschenswert

ÜBER DIE STELLE: In dieser Position berichtet die Studentische Hilfskraft (Specialty Exchanges) an die/den Senior Program Officer und unterstützt vorrangig das Austauschprogramm Cultural Horizons für ukrainische Kunst- und Kulturschaffende in Europa. Das Programm wird durch die Europäische Kommission gefördert. Die Studentische Hilfskraft bearbeitet verschiedene Aufgaben, die für die erfolgreiche Durchführung der internationalen Fachaustauschprogramme von Cultural Vistas notwendig sind.

Zu den Tätigkeiten zählen insbesondere administrative und organisatorische Unterstützung, Teilnehmendenbetreuung sowie die Einhaltung von Programmvorgaben. Die Rolle kann zudem die direkte Kommunikation mit ukrainischen Kunst- und Kulturschaffenden umfassen; entsprechende Sprachkenntnisse sind von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung.

Der Bereich Specialty Exchanges organisiert Präsenz- und virtuelle Programme für Fachkräfte und Studierende weltweit zu Themen wie Menschenrechte, Erinnerungskultur und Klimawandel. Die Programme dauern in der Regel 7 bis 21 Tage und orientieren sich an der strategischen Ausrichtung von Cultural Vistas, insbesondere an der Förderung von Dialog, der Bewältigung globaler Herausforderungen und der Stärkung demokratischer Strukturen.

AUFGABEN:

1) Programmadministration

1. Unterstützung des/der Senior Program Officer bei der Planung und Umsetzung der Specialty-Exchange-Programme im Jahresverlauf.
2. Mitwirkung bei organisatorischen und inhaltlichen Aufgaben, insbesondere Reise- und Unterkunftsplanung, Versicherungen sowie Recherche von Programminhalten und kulturellen Aktivitäten.
3. Betreuung von Teilnehmenden durch: Beantwortung von Anfragen, Verwaltung von Bewerbungen, Koordination von Reise- und Programmunterlagen, Nachverfolgung eingereichter Unterlagen und Dokumente,
4. Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Einführungsveranstaltungen und Abschlussformaten
5. Erstellung und Pflege von Social-Media-Inhalten zur Programmbewerbung
6. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen (z. B. Buchhaltung, Personal, IT, Marketing & Kommunikation) zur Umsetzung von Programmanforderungen
7. Überwachung von Fristen sowie eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und Abstimmungen mit Beteiligten
8. Priorisierung und Koordination mehrerer Aufgaben in einem dynamischen, serviceorientierten Arbeitsumfeld
9. Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf

2) Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

1. Kontaktpflege zu Teilnehmenden und Partnerorganisationen durch proaktive Kommunikation und unterstützende Begleitung im gesamten Programmablauf
2. Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Austauschs mit internen und externen Partnern (u. a. Teilnehmende, Projektförderer sowie Organisationen in der EU, in der Ukraine und darüber hinaus)

3) Fachliche Weiterentwicklung und Zusammenarbeit

1. Aufbau und Pflege von Kenntnissen zu Best Practices in der Programmadministration sowie zu Bewerbungs- und Programmprozessen
2. Einhaltung der Richtlinien und Verfahren von Cultural Vistas sowie programmspezifischer Vorgaben
3. Kontinuierliche fachliche Weiterentwicklung durch eigenständige Recherche und Teilnahme an Weiterbildungsangeboten
4. Unterstützung der internen Kommunikation zu laufenden Projekten sowie neuen und bestehenden Initiativen
5. Eigenständige Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben bis zum Abschluss
6. Weitere Aufgaben zur erfolgreichen Durchführung internationaler Austauschprogramme: Arbeiten im Einklang mit der Mission, den Zielen, Werten und der strategischen Ausrichtung von Cultural Vistas

ERDERLICHE QUALIFIKATIONEN:

1. Eingeschriebene:r Student:in in einem für die Stelle relevanten Studienfach (z. B. BWL/Marketing, Internationale Beziehungen, Kommunikations-wissenschaften, Kulturmanagement o. Ä.)
2. Während der gesamten Beschäftigungsdauer ist eine Immatrikulation an einer Hochschule in Deutschland erforderlich.
3. Ausgeprägte interkulturelle Kompetenzen und ein internationales Mindset
4. Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben nach Dringlichkeit zu priorisieren und fristgerecht zu erledigen
5. Freude an der Arbeit im Team
6. Kreativität und Interesse an der aktiven Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Prozessen
7. Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office; Kenntnisse in Salesforce oder anderer CRM-Software von Vorteil
8. Erfahrung im Umgang mit Adobe-Produkten sowie in der Erstellung von Grafiken und Designs wünschenswert

ZUSÄTZLICHE QUALIFIKATIONEN:

1. Gültige Aufenthaltserlaubnis samt gestatteter Erwerbstätigkeit (legaler Wohnsitz) in Deutschland erforderlich
2. Gelegentliche Arbeit an Wochenenden, Feiertagen und Abenden kann notwendig sein – im angemessenen Rahmen und im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
3. Der Arbeitsort ist Deutschland, mit regelmäßiger Anwesenheitspflicht in Berlin.

BEWERBUNG:

Wir freuen uns über vollständige Bewerbungen per E-Mail mit den folgenden Unterlagen in einer PDF-Datei:

1. Lebenslauf (auf Deutsch)
2. Aussagekräftiges Anschreiben (max. eine DIN-A4-Seite) mit möglichem Eintrittstermin

Bitte sende deine Bewerbung an: [email protected]

https://culturalvistas.eu/de/beteiligen-sie-sich/arbeite-mit-uns