Office Assistenz (m/w/d) - Immobilienverwaltung

Wir sind ein dynamisches Unternehmen im Immobilienbereich und suchen eine zuverlässige Assistenz in Präsenz, die unser Team im Büro in administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Ziel ist es, die operative und administrative Last für die Geschäftsführung zu reduzieren und Ordnung in Dokumenten, Anfragen, Fristen und Kommunikation zu gewährleisten – ohne Übernahme von rechtlicher, finanzieller oder leitender Verantwortung.

Ihre Aufgaben Administrative Unterstützung im Immobilienbereich

• Administrative Unterstützung bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien

• Pflege, Systematisierung und Archivierung von Mietverträgen, Objektunterlagen und Korrespondenz

• Schaltung von Immobilienanzeigen auf Online-Plattformen

• Bearbeitung eingehender Anfragen nach vorgegebenen Vorlagen (keine Verhandlungen)

• Versand von E-Mails zu Objektanfragen und Angeboten (nach bereitgestellten Texten)

• Erstellung von Exposés auf Basis bereitgestellter Daten

• Anforderung, Sammlung und Prüfung von Objektunterlagen gemäß Checklisten

• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, Listen und Tabellen

• Vorbereitung von Ein- und Auszügen von Mietern (Koordination von Terminen, Checklisten, Schlüsselorganisation – ohne rechtliche Bewertung)

• Vorprüfung eingehender Rechnungen auf Übereinstimmung mit genehmigten Baukosten (Abgleich von Positionen und Summen – ohne Freigabe oder Bezahlung)

• Fristenkontrolle, Erinnerungen, Follow-ups, Statusdokumentation

Persönliche Assistenz / Organisation

• Organisation und Koordination von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Buchungen, Terminabstimmungen)

• Unterstützung bei Visumsanträgen (Dokumentensammlung, Terminbuchung, Statuskontrolle – ohne Rechtsberatung)

• Vorbereitung von Reisedaten und Routenlisten

• Kalenderpflege, Erinnerungen, organisatorische Unterstützung im Büroalltag

• Empfang und Betreuung von Gästen nach Bedarf

Grenzen der Verantwortung

• Keine finanzielle, buchhalterische oder Zahlungs-Verantwortung

• Keine rechtliche oder steuerliche Bewertung

• Keine Entscheidungsbefugnis, Unterschriften oder Verhandlungen

• Kein eigenständiger Kontakt zu Behörden im Namen des Unternehmens

• Arbeit strikt nach Anweisungen, Vorlagen und Checklisten

Ihr Profil

• Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, idealerweise im Immobilienbereich

• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Erfahrung im Umgang mit Dokumenten und Listen

• Fähigkeit, nach Anweisungen zu arbeiten und Verantwortung klar abzugrenzen

• Sicherer Umgang mit Office-Programmen und Online-Tools

• Bereitschaft zur Arbeit im Büro und zur engen Zusammenarbeit im Team

• Deutsch – sicher in Wort und Schrift für Korrespondenz und Dokumentenarbeit

Arbeitszeit und Vergütung

Die Stelle ist als Teilzeit mit 20 Wochenstunden ausgeschrieben (Vergütung ab 17,00 € pro Stunde). Bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation, insbesondere im Immobilienbereich, sind wir auch offen für eine Tätigkeit mit weniger Wochenstunden bei höherer Stundenvergütung. Sprechen Sie uns gern darauf an.

Ziel der Position

Die Geschäftsführung im Tagesgeschäft vor Ort zu entlasten sowie Ordnung und Struktur in Dokumenten, Anfragen, Fristen und Kommunikation zu schaffen – ohne Übernahme von rechtlicher, finanzieller oder leitender Verantwortung.