Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d)

Wir suchen für unseren Kunden in Ulm, eine renommierte Institution im öffentlichen Sektor, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n kaufmännische*n Sachbearbeiter*in in Teilzeit.

Die Position ist im Rahmen einer Projektbesetzung für eine voraussichtliche Dauer von 6 Monaten zu besetzten, mit Chancen auf Verlängerung und/oder Übernahme.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest das proaktive Einholen von Angeboten sowie das Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen
• Die sachlich richtige Rechnungsprüfung wird von dir souverän übernommen
• Die Steuerung externer Dienstleister in Bereichen wie Wachschutz, Reinigung oder Hausmeisterdiensten liegt in deinen Händen
• Dir obliegt die strukturierte Verwaltung von Schlüsseln und die professionelle Ausweiserstellung
• Du pflegst und aktualisierst eigenständig Dokumentationen, Handbücher und Anweisungen für den Werkschutz
• Das Führen von Protokollen bei wichtigen Meetings gehört zu deinem Arbeitsalltag
• Die Digitalisierung und Pflege der Daten im Dokumentenmanagementsystem treibst du voran
• Du erstellst und überarbeitest Servicehanddokumentationen für unterschiedliche Fachbereiche
• Regelmäßige Prüfungen der Betriebsanweisungen auf ihre Aktualität führst du gewissenhaft durch
• Das Veranstaltungs- und Raumbuchungsmanagement wird durch deine tatkräftige Unterstützung ergänzt
• Du bearbeitest und pflegst eingehende Tickets im internen FM-Tickettool
• Die Verwaltung technischer Geräte rundet dein vielfältiges Aufgabengebiet ab

Dein Profil

• Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine fachliche Ausbildung im Dienstleistungsumfeld mit
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen setzt du sicher ein
• Idealerweise verfügst du bereits über erste Erfahrungen in der Serviceindustrie oder im Facility Management
• Eine freundliche und kommunikative Art zeichnet dich im Kontakt mit Kolleg*innen und Kund*innen aus
• Du arbeitest am liebsten im Team und schätzt den gemeinsamen Austausch
• Eine hohe Lernbereitschaft sowie eine selbstständige Arbeitsweise bringst du ganz natürlich mit

Was du erwarten darfst

• Ein strukturierter Onboarding-Prozess und ein moderner Arbeitsplatz in einem stabilen Umfeld
• Wertvolle Einblicke in die Strukturen des öffentlichen Dienstes
• Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der renommiertesten Forschungszentren Deutschlands
• Ein kollegiales und unterstützendes Team, das sich auf deine Mitarbeit freut