FINANZEN & OFFICEMANAGEMENT (m/w/d)

FINANZEN & OFFICEMANAGEMENT (m/w/d)

Teilzeit · 20 Wochenstunden · zum nächstmöglichen Zeitpunkt · München

Die Gesellschaft der Freunde der Stiftung Haus der Kunst München e. V. ist der Freundeskreis des Haus der Kunst und unterstützt dessen Ausstellungen, Projekte und künstlerisches Programm. Zugleich schaffen wir für unsere Mitglieder besondere Zugänge zur zeitgenössischen Kunst – durch Previews, persönliche Begegnungen mit Künstler:innen und Kurator:innen, exklusive Führungen, Atelierbesuche, Kunstreisen und Veranstaltungen.

Zur Verstärkung unserer Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännisch versierte, verantwortungsbewusste und organisationsstarke Persönlichkeit für den Bereich

FINANZEN & OFFICEMANAGEMENT (m/w/d)

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie zentrale Aufgaben im kaufmännischen und administrativen Bereich unseres Vereins. Sie sorgen gemeinsam mit der Geschäftsstellenleitung dafür, dass unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse zuverlässig, transparent und professionell organisiert sind. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsstellenleitung und dem Vorstand sowie mit unserer Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und weiteren externen Partnern zusammen.

Ihre Aufgaben

Finanzen & Controlling

1. Mitwirkung bei der Wirtschafts- und Haushaltsplanung
2. Laufendes Budgetcontrolling und regelmäßige Auswertung der finanziellen Entwicklung
3. Liquiditätsplanung und Überwachung der Zahlungsfähigkeit
4. Rechnungsstellung sowie Abwicklung und Kontrolle des Zahlungsverkehrs
5. Vorbereitung der laufenden Buchhaltung und Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen
6. Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
7. Mitwirkung bei Jahresabschlussarbeiten und der Bereitstellung erforderlicher Unterlagen

Steuern & Gemeinnützigkeit

1. Unterstützung bei der steuerlichen Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu den verschiedenen Tätigkeitsbereichen des gemeinnützigen Vereins
2. Betreuung der administrativen Abläufe im Zusammenhang mit Spenden
3. Erstellung und Verwaltung von Spendenbescheinigungen
4. Sicherstellung einer nachvollziehbaren und ordnungsgemäßen Dokumentation

Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei der Vereinsorganisation

1. Organisatorische Vorbereitung von Mitgliederversammlungen
2. Zusammenstellung und Verwaltung von Sitzungs- und Beschlussunterlagen
3. Erstellung bzw. Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen
4. Dokumentation und Archivierung von Beschlüssen und sonstigen Vereinsunterlagen
5. Unterstützung der Geschäftsstellenleitung bei administrativen und vereinsorganisatorischen Aufgaben

Büroorganisation

1. Organisation allgemeiner Büroabläufe
2. Koordination von Bestellungen und Beschaffungen
3. Ansprechpartner:in für Dienstleister in administrativen und kaufmännischen Fragen

Ihr Profil

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
2. Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder finanzwirtschaftlichen Bereich
3. Gute Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungswesen und betriebswirtschaftlichen Abläufen
4. Erfahrung mit Budgetplanung, Controlling und Zahlungsverkehr
5. Idealerweise Erfahrung in einem Verein, einer gemeinnützigen Organisation, Stiftung, Kulturinstitution oder einem vergleichbaren Umfeld
6. Kenntnisse des Gemeinnützigkeits- und Vereinsrechts sowie steuerlicher Fragestellungen gemeinnütziger Organisationen sind von Vorteil
7. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung ist wünschenswert
8. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
9. Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie eine sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
10. Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verbindlichkeit
11. Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und Fristen zuverlässig im Blick zu behalten
12. Freude an der Zusammenarbeit in einem kleinen Team und an einem vielseitigen Aufgabenbereich
13. Interesse an zeitgenössischer Kunst und am kulturellen Leben Münchens ist willkommen

Was Sie bei uns erwartet

Sie erwartet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem traditionsreichen Freundeskreis einer international renommierten Kunstinstitution. Sie arbeiten in einem kleinen, engagierten Team in der Geschäftsstelle der FREUNDE Haus der Kunst und stehen in engem Austausch mit der Geschäftsstellenleitung, dem Vorstand sowie unseren externen Berater:innen und Dienstleistern.

Die Position bietet ein hohes Maß an Eigenverantwortung und die Möglichkeit, die kaufmännischen und administrativen Strukturen des Vereins aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

Arbeitsbeginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Wochenstunden

Arbeitsort: Geschäftsstelle der Gesellschaft der Freunde der Stiftung Haus der Kunst München e. V., ggf. teilweise Remote

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin an [email protected].

Kontakt

Gesellschaft der Freunde der Stiftung Haus der Kunst München e. V.

Prinzregentenstraße 1

80538 München

www.freunde-hausderkunst.de