Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung

Im Auftrag unseres Partnerunternehmens, einer führenden Einrichtung im Bereich der Forschungs- und Entwicklungsförderung in Stuttgart, suchen wir Dich.
Werde Teil einer Organisation, die durch ihre Arbeit wichtige Beiträge zu zukunftsweisenden Technologie- und Innovationsprojekten leistet. 🚀
Als Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung unterstützt Du eigenverantwortlich die administrativen Prozesse der Abteilungen, planst Termine und Reisen 🗓️✈️ und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
Die Position ist vorerst auf 6 Monate befristet.

Deine Aufgaben

• Du entlastest die Abteilungsleitungen umfassend und sorgst für einen reibungslosen administrativen Ablauf
• Deine Kommunikationsstärke nutzt du für die souveräne Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Du bist der Organisations-Profi und koordinierst alle Termine, Besprechungen sowie die notwendige Vor- und Nachbereitung
• Die Planung, Organisation und Abrechnung komplexer Dienstreisen liegt in deiner eigenverantwortlichen Hand
• Mit deinem geschulten Blick fürs Detail erstellst du aussagekräftige Berichte, Präsentationen und sorgst für eine professionelle Dokumentation
• Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung von Prozessen ein und optimierst die Arbeitsabläufe in den Abteilungen

Dein Profil

• Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit
• Mehrjährige relevante Berufserfahrungen in einer ähnlichen Assistenz- oder Büromanagement-Funktion zeichnen dich aus
• Dein Organisationstalent nutzt du zur souveränen Steuerung komplexer Büroprozesse und Abläufe
• In deutscher und englischer Sprache kommunizierst du mündlich und schriftlich verhandlungssicher
• Im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen bist du absolut versiert und bringst idealerweise Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement mit
• Du hast ein gutes Gesamtverständnis für Verfahrensabläufe und ein Bewusstsein für Wirtschaftlichkeit

Was du erwarten darfst

• Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der renommiertesten Forschungszentren Deutschlands
• Ein kollegiales und unterstützendes Team, das sich auf deine Mitarbeit freut
• Die Flexibilität, nach Absprache bis zu zwei Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten