Richtig präsentieren

Präsentationen - Alles eine Frage der Technik

Die Präsentation ist in aller Munde und gehört heutzutage überall – sei es in der Schule, an der Universität oder im Arbeitsalltag – selbstverständlich dazu.

Schätzungen zufolge werden mit Powerpoint weltweit jeden Tag 30 Millionen Präsentationen zusammengestellt. Das heißt: Offenbar geht das Thema uns alle an. Die richtige Präsentation lernt man heute in der Schule, auf eine geeignete Medienunterstützung kommt es an, einen Roten Faden sollte der Vortrag haben, gut gegliedert sein und dem Zuhörer im besten Fall nicht nur einen Mehrwert an Information, sondern sogar Unterhaltung bieten. Ganz schön viel, was da auf den Vortragenden zukommt. Umso besser ist es, wenn man auf die Erwartungshaltung vorbereitet ist und dann auch in der Lage ist, mit seiner Präsentation die Wünsche seiner Zuhörer zu erfüllen. Wie man Schritt für Schritt zur gelungenen Präsentation gelangt, sollen folgende Unterpunkte zum Thema Präsentieren vermitteln.

Vorstellung

Viele Redner verwenden viel Zeit und Mühe auf die Vorstellung der eigenen Person und des Themas. Experten raten, diese Hinführung so kurz wie möglich zu halten und die Zuhörer nicht unnötig zu langweilen. Natürlich sollten die Zuhörer wissen, mit wem sie es zu tun haben, aber langwierige Ausführungen der Gliederung lassen sich durch eine kurze Überblicksfolie vermeiden. Die Hauptregel lautet: Möglichst schnell zur Sache kommen!

Struktur, Aufbau, Gliederung

Ein Vortrag sollte stets einer eigenen Dramaturgie folgen. Der Rote Faden ist das A und O, um die Zuhörer nicht zu verlieren. Das aufeinander folgende Runterbeten von Fakten ist dabei tabu, die Dramaturgie des Vortrags soll die Anwesenden schließlich fesseln.

Nicht zu unterschätzen ist der Anfang der Präsentation, auf den man bei der Vorbereitung einen wichtigen Fokus legen sollte. Denn wenn man die Zuhörer gleich zu Beginn verliert, wird es auch mit der gelungenen Präsentation nichts mehr. Deshalb ist es immer ratsam, direkt zu Beginn einen Gegenwartsbezug herzustellen oder einen besonders spektakulären Fall aufzurollen, es bietet sich an eher mit einer konkreten Frage, einem Ereignis oder Anlass zu beginnen als mit trockenen sachlichen Beschreibungen oder Definitionen. So serviert man den Zuhörern gleich einen Appetizer, der das Interesse weckt und sie so darauf warten lässt, was in diesem Vortrag noch alles kommt. Nach dem Einstieg ist es das Wichtigste, alle Anwesenden auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen. Fachtermini, die im Weiteren verwendet werden sollten beispielsweise allen geläufig sein, der aktuelle Forschungsstand sollte offengelegt werden, Fragestellungen, die im weiteren Verlauf der Präsentation Beantwortung finden werden, sollen angerissen werden. In einem logischen Ablauf sollten die Fragestellungen im weiteren Verlauf geklärt werden. Man sollte dabei auf die Übersichtlichkeit achten. Bei Präsentationen gilt die Faustregel: Nicht mehr als vier Wörter pro Zeile, nicht mehr als sechs Zeilen pro Folie. Außerdem sollte man seine Zuhörer mit besonderen Spezialeffekten, bei denen Unterpunkte rotierend ins Bild fliegen verschonen. Bei einer angenehmen Präsentation gilt: Weniger ist mehr.

Nachdem in dem Vortrag Fragestellungen geklärt oder Thesen untermauert wurden, sollte am Schluss ein Resumé folgen, welches einen Ausblick in die Zukunft ermöglicht. Dies kommt bei interessierten Zuhörern eigentlich immer besser an als eine mühsame Zusammenfassung des Gesagten. Da die meisten Zuhörer sich am Ende eines Vortrages am besten an den Anfang und das Ende erinnern können, bietet es sich an, die wichtigsten Punkte dort zu platzieren und sowohl einen interessanten Einstieg als auch einen interessanten Ausstieg aus dem Vortrag einzuplanen. Nicht immer muss ein Vortrag mit der Beantwortung aller Fragen und einem eindeutigen Fazit enden. Oft bietet es sich an, selbst an das Ende weitere Fragen zu stellen, die anschließend in der gemeinsamen Diskussion bearbeitet werden können oder zumindest den Einzelnen zum Nachdenken anregen können.

Die Gestaltung des Vortrags

Die Medienunterstützung ist bei Präsentationen inzwischen Gang und Gebe. In der Regel wird dabei mit Powerpoint gearbeitet. In manchen Fällen können beispielsweise auch ein Flipchart oder ein Plakat erfrischend sein. Wenn die technischen Gegebenheiten es in Ermangelung eines Beamers nicht zulassen, muss man manchmal auf Overhead-Projektoren oder Tafeln umsteigen. Auf jeden Fall ist es wichtig, sich im Vorhinein über die vorhandenen Mittel zu informieren, denn nichts ist ärgerlicher, als seine Präsentation nicht vorstellen zu können, aufgrund fehlender Adapter oder Kabel.

Für die Gestaltung der Folien gilt: Zuhörer wollen beeindruckt, unterhalten, angeregt und informiert werden. Ein bloßes Runterbeten von Fakten ist daher nicht erwünscht. Stattdessen sollte die Präsentation mit Reizwörtern gespickt sein, überraschende Vergleiche anstellen, unbekannte Fakten vorstellen und für die Zuhörer relevante Nachrichten offenbaren. Mit Grafiken und Schaubildern lassen sich zudem Thesen visualisieren und leichter vorstellen als im einzelnen Fließtext.

Mit „beeindrucken“ ist nicht gemeint, dass die Folien von Spezialeffekten überfrachtet werden sollten. Die Regel lautet KISS – Keep it straight and simple. Im Großen und Ganzen sollte man pro Folie eigentlich nur eine entscheidende Botschaft anführen, da alles andere sonst in der Masse der Informationen untergeht. Deshalb ist auch auf Redundanzen in den Folien aufzupassen, da ansonsten die Zuhörer leicht abschalten.

Die Medien unterstützen den Vortrag und ersetzen ihn nicht. Das bedeutet, es müssen nicht alle Informationen in der Präsentation stehen. Stattdessen findet man dort die wichtigsten Stichpunkte. Alles andere erfährt man aus dem Vortrag. Wichtig ist, dass in diesem Fall eine Präsentation nicht geeignet ist, um als Handout nachher herumgeschickt zu werden. Dafür sollte dann ein extra Thesenpapier erstellt werden.

Das Handout

Das Handout ist ein Papier, das die Zuhörer nach dem Vortrag mit nach Hause nehmen können. Oftmals dient es dazu, dass die Zuhörer nicht mitschreiben müssen, sondern ihre ganze Aufmerksamkeit auf den Vortrag richten können. Oder aber sie haben auf dem Handout Platz, um bloß ergänzende Informationen dort einzutragen. Das Handout ist ausführlicher gestaltet als die Präsentation. Es vereinigt die entscheidenden Thesen und ihre logische Untermauerung. Gerne gesehen auf Handouts sind auch weiterführende Links oder Literaturtipps.

Viele Experten raten dazu, das Handout erst nach dem Vortrag herauszugeben, da dieses ansonsten auch zu Unaufmerksamkeiten während des Vortrags führen könnte. Es ist jedoch dem Redner selber überlassen einzuschätzen, inwieweit es ratsam ist bei der jeweiligen Zuhörerschaft, Handouts vorher oder nachher herauszugeben.

Notizen

Anstatt seine Präsentation völlig auswendig vorzutragen, ist der Normalfall, dass man sich Notizen zu Hilfe nimmt. Dabei sollte es sich allerdings auf keinen Fall um eine vollständige Verschriftlichung des Vortrags handeln, sondern nur um einzelne Stichpunkte. Denn der Vortrag sollte, unterbrochen von kurzen Blicken auf die Moderationskarten, freier gehalten werden. Beim Ablesen gerät man schnell ins Leiern, spricht oft zu schnell und die Zuhörer können nicht mehr folgen. Moderationskarten mit einem schönen Hintergrund wirken professioneller als zerknitterte DinA4-Zettel. Außerdem hat man dann etwas in der Hand, um sich daran festzuhalten, was wiederum Sicherheit gibt.

Stil des Vortrags

Bei der Sprache ist eine angenehme Sprachmelodie erwünscht, die das Wichtige betont. Mal lauter mal leiser um in das Gesagte eine gewisse Dramaturgie zu bringen. So kommen die wichtigsten Aussagen besser zum Ausdruck und bei den Zuhörern wird die Spannung und Aufmerksamkeit erhöht.

Das Wichtigste bei der Formulierung: Keine langen Schachtelsätze gebrauchen. Stattdessen einfache Hauptsätze gebrauchen, welche die Zuhörer leicht abspeichern und verstehen können. Forschungen haben ergeben, dass obwohl die meisten Redner eher die Substantive betonen, die Betonung von Verben das Gehirn stärker anregt. Für komplizierte Aussagen sollte der Vortragende Bilder oder Beispiele finden, die das Gesagte verdeutlichen. Auch Metaphern und Vergleiche machen einen Vortrag anschaulicher und lebendiger.

Rhetorische Techniken beim Vortrag

Es gibt ganz verschiedene Techniken, mit denen ein Vortrag gestaltet werden kann. Dies hat jeder in der Mannigfaltigkeit der Präsentationen bereits gehört. Wichtig ist, dass die rhetorische Technik, die man verwendet, sich aus dem Inhalt des Vortrags ergibt und diesen unterstützt. In einem Spezialthema einer Fortbildung wird der Vortrag beispielsweise automatisch frontaler als in einer eher diskursiven Thematik zu ethischen oder moralischen Fragen, die automatisch im Plenum auf Diskussion stoßen. Prinzipiell lassen sich verschiedene Formen unterscheiden, aber natürlich auch kombinieren.

Beim interaktiven Stil werden die Zuhörer ganz explizit in den Vortrag mit einbezogen. Direkte Fragen werden an das Plenum gerichtet, Abstimmungen oder Meinungsbilder eingeholt, manchmal werden sogar Exempel an einzelnen Teilnehmern durchgeführt, die eine These veranschaulichen sollen. Der interaktive Stil ist, wenn er funktioniert, sehr beliebt, da er deutlich lebendiger ist, als andere Formen des Vortrags. Durch eigene Reflexionen werden die Zuhörer in der Regel mehr mitnehmen als durch das bloße Aufsaugen von Fakten. Die Gefahr bei diesem Stil ist immer, dass keiner mitmacht. Wenn lahme Fragen in den Raum gestellt werden und nichts anderes entsteht, als eine peinliche Stille, dann hat der Vortragende entweder die falschen Diskussionsfragen gestellt oder hat in der Vorbereitung übersehen, dass er es eher mit einer verschlossenen Gruppe zu tun hat.

Ein berichtender Stil bietet sich hingegen eher bei Fachthemen an, zu denen viele der Zuhörer nur wenig sagen können, weil ihnen möglicherweise der nötige Background fehlt. Fortbildungen oder Exkurse sowie Spezialthemen sollten daher auch immer eher vom Redner selbst vorgetragen werden.
Humor im Vortrag ist ein sehr beliebtes rhetorisches Mittel. Ein Witz eignet sich sehr gut um einen Vortrag zu beginnen, um so bereits von Anfang an Sympathien zu gewinnen. Zur Auflockerung zwischendurch ist ein Gag ebenfalls bestens geeignet. Neben der Fähigkeit das Publikum zu unterhalten, gibt der Witz dem Vortragenden auch die Rückmeldung, ob die Zuhörerschaft noch dabei ist. Auf der anderen Seite sollte ein fachlicher Vortrag aber auch nicht mit Stand-Up-Comedy verwechselt werden. Wer völlig untalentiert im Witzeln ist, sollte es sich drei Mal überlegen. Ein auswendig gelernter Witz an der geplanten Stelle kann manchmal auch kläglich scheitern, weil er so berechnend wirkt. Am schönsten ist es natürlich, wenn einem spontan ein Witz einfällt. Wie viel Humor die Chefetage verträgt, sollte man dabei allerdings auch nicht übersehen. Witze unter der Gürtellinie oder auf Kosten Anwesender sind natürlich nicht angebracht.

Zwischenfragen sind vielerorts Teil des Vortrages und sehr erwünscht. Wenn man das Gefühl hat, der Vortrag sollte nicht unterbrochen werden, muss man zu Beginn anmerken, dass Fragen zum Schluss beantwortet werden sollen. Allerdings sollte man sich gut überlegen, ob man Verständnisfragen tatsächlich unterbinden möchte, denn wem das Grundverständnis fehlt, wird auch dem Rest des Vortrages nicht mehr folgen können. In der Regel lockern Zwischenfragen den Vortrag auf. Falls bereits Fragen vorgezogen werden, die später noch Beantwortung finden, kann man sie ganz einfach zurückstellen. Am besten sollte man Zwischenfragen deshalb nur unterbinden, wenn man zeitlich sehr stark an eine Vortragsdauer gebunden ist und den Vortrag bereits darauf ausgerichtet hat.

Bei möglichem Lampenfieber - frühzeitig vor Ort sein, damit alles gut vorbereitet werden kann – vor allem technisch. Dann noch mal tief durchatmen. Und zur Not gibt es ja den alten Trick – sich die Zuhörer einfach nackt vorstellen!

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