Events Coordinator (m/w/d)

Job Title:

Customer Service Representative / Kundenservice-Mitarbeiter (m/w/d)

(Temporary Assignment – Onsite Coordination Support)

Locations & Duration / Einsatzorte und Zeitraum

1. Mainz, Germany – 4 Positions / 4 Positionen
2. Ulm, Germany – 5 Positions / 5 Positionen
3. 📅 Work Period / Einsatzzeitraum: 26th – 28th November 2025

Stellenübersicht:

Wir suchen Kundenservice-Mitarbeiter (m/w/d) zur Unterstützung eines kurzfristigen Vor-Ort-Projekts, bei dem Mitarbeiter ihre Firmen-Laptops, Mobiltelefone und Tablets zurückgeben.

Die Aufgabe umfasst den Aufbau, die Koordination und die reibungslose Durchführung des Rückgabe- und Dokumentationsprozesses.

Eine vollständige Einweisung und Schulung erfolgt vor Arbeitsbeginn.

Hauptaufgaben:

1. Aufbau und Vorbereitung des Standortes

1. Aufbau von Tischen und Arbeitsbereichen im vorgesehenen Büro.
2. Einrichtung und Test des mobilen Arbeitsplatzes mit Internetverbindung.
3. Organisation und Kennzeichnung des Sammel- und Lagerbereichs.
4. Sicherstellen, dass alle Materialien und das Team vor Eintreffen der Mitarbeiter bereit sind.

2. Kundenbetreuung und Koordination

1. Empfang der Mitarbeiter, die ihre Geräte zurückgeben.
2. Überprüfung, ob das Rückgabeformular („One Pager“) vollständig ausgefüllt ist.
3. Weiterleitung der Mitarbeiter an den richtigen Arbeitsplatz (Empfang, Support oder Handover).
4. Unterstützung des Standortleiters bzw. Koordinators nach Anweisung.

3. Gerätehandhabung und Dokumentation

1. Entgegennahme von Laptops, Mobiltelefonen und Tablets gemäß Einweisung.
2. Kennzeichnung und sichere Aufbewahrung der zurückgegebenen Geräte.
3. Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sicherstellen.

4. Kommunikation und Benutzerinformation

1. Aufstellen von Informationsschildern und Bannern im Abgabebereich.
2. Freundliche Erinnerung an die Mitarbeiter:
3. Persönliche Daten vor der Rückgabe sichern.
4. Passwörter, PINs und SIM-Karten entfernen.
5. Netzteile und Kabel mitbringen.

Anforderungen:

1. Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich – Schulung erfolgt vor Ort.
2. Zuverlässig, pünktlich und gut organisiert.
3. Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
4. Sorgfältiger Umgang mit Laptops und kleinen Geräten.
5. Muttersprache Deutsch und Grundkenntnisse in Englisch.
6. Anwesenheit vor Ort in Mainz oder Ulm vom 26. bis 28. November 2025 erforderlich.

Arbeitsbedingungen:

1. Arbeitszeiten vor Ort: 08:00 – 17:00 Uhr (leichte Abweichungen möglich).
2. Bericht an den Standortleiter oder Koordinator.
3. Dresscode: Business Casual.
4. Kurze Sicherheits- und Arbeitseinweisung vor Beginn des Einsatzes.

Job Overview:

We are seeking Customer Service Representatives to support a short-term onsite campaign where employees will return company laptops, mobile phones, and tablets.

The role involves assisting with setup, coordination, and smooth execution of the device handover and documentation process.

Full training and guidance will be provided before the start of work.

Main Responsibilities:

1. Site Setup & Preparation

1. Prepare tables and work areas in the designated office space.
2. Set up and test the mobile desk area with internet connectivity.
3. Organize and label the device collection and storage zones.
4. Ensure all materials and the team are ready before employees arrive.

2. Customer Interaction & Coordination

1. Welcome employees arriving to return their devices.
2. Check that the handover form (“One Pager”) is filled correctly.
3. Direct employees to the correct counter (Reception, Support, or Handover).
4. Follow guidance from the onsite lead or coordinator.

3. Device Handling & Documentation

1. Receive laptops, mobile phones, and tablets and record details as instructed.
2. Label devices and store them safely in the allocated area.
3. Keep the workspace tidy and organized throughout the day.

4. Communication & Awareness

1. Assist in displaying signs and information posters at the collection point.
2. Politely remind employees to:
3. 
   
4. Back up personal data before the visit.
5. Remove passwords, PINs, and SIM cards.
6. Bring power adapters and cables along with devices.
7. 
   

Requirements:

1. No technical background required – full training provided.
2. Reliable, punctual, and organized.
3. Friendly and professional manner with good people skills.
4. Able to handle laptops and small devices carefully.
5. Native German and basic English communication skills.
6. Must be available on-site in Mainz or Ulm between 26th and 28th November 2025.

Work Conditions:

1. Onsite work hours: 08:00 – 17:00 CET (may vary slightly).
2. Reports to the local site lead or coordinator.
3. Business casual dress code.
4. Mandatory safety briefing and orientation before work start.